Vanavond besluit ver-/ nieuwbouw Trefkoele

De Trefkoele

DALFSEN – Vanavond moet de gemeenteraad een besluit nemen over de vernieuwbouw van de Trefkoele. Ik ga naar de raadsvergadering toe en zal je een mail sturen wat het besluit van de raad wordt.Dat vinden de kijkers geweldig!

 

 

– 1 –
Aan: de leden van de raad van de gemeente Dalfsen
Van: dhr. Doornewaard, namens het college van Burgemeester en Wethouders
Betreft: aanvullende informatie project De Trekoele.
Geachte leden van de raad,
In de commissievergadering heeft u het college verzocht te komen met aanvullende informatie. Het was, mede gezien het aantal vragen, helaas niet mogelijk om onze reactie op één A4 te geven. Het zijn er vijf geworden. Wij hebben van de mogelijkheid gebruik gemaakt om in dit stuk een reactie te geven op de door uw raad aangedragen punten. In willekeurige volgorde komen de diverse onderwerpen aan de orde, waarna afgesloten wordt met een conclusie met tabel.

Vrijval van structurele middelen
Door het afstoten van de gebouwen Molendijk, Beatrixgebouw en ’t
Gruthuuske, vervallen voor deze gebouwen de lasten. Deze lasten
bedragen samen € 115.835,-, echter de inkomsten voor deze
gebouwen vervallen ook. De inkomsten zijn: € 50.317,-. Per saldo
zal er met het vrijspelen van deze gebouwen een bedrag vrijvallen
van € 65.338,- Dit is een structureel bedrag. Hoewel dit niet gebruikelijk is, is het wellicht goed om de vrijkomende bedragen af te zetten op een termijn van bijvoorbeeld dertig jaar. Met het afstoten van de gebouwen wordt in deze dertig jaar een bedrag van € 1.960.140,- gekapitaliseerd. In dit bedrag is indexatie niet meegenomen.

Incidentele inkomsten door verkoop van de vrijkomende locaties
Gebruikelijk is dat de vrijkomende locaties tegen de boekwaarde door ‘het grondbedrijf’ worden overgenomen. Alle lasten die uit de verdere (mogelijke) ontwikkeling voortvloeien, bijvoorbeeld het
bouwrijp maken en de sloop-, en plankosten komen daarmee voor rekening van ‘het grondbedrijf’. De vervolgopbrengsten komen ook ten goede van het grondbedrijf.

Gebouw Boekwaarde per 1-1-12
Molendijk: € 77.987
Beatrixgebouw: € 1.776
‘t Gruthuuske: € 43.252
Totaal: € 123.015
Inrichtingskosten, overbruggingskosten en vervangende huisvesting
De Trefkoele zal vanuit haar eigen middelen zorg dragen voor de kosten van inrichting. Daarnaast is er voor de Trefkoele de overbruggingsperiode tijdens de verbouw. Gedurende deze periode kent de stichting minder inkomsten. Het is nadrukkelijk de bedoeling om twee zomerperioden en één winterperiode te benutten voor de verbouw. Op dit moment geeft de Trefkoele aan een bedrag van
€ 500.000,- te willen en kunnen aanwenden voor de inrichtingskosten en het opvangen van de minderinkomsten
tijdens de bouwperiode. Voor de duidelijkheid: de inrichtingskosten en de kosten voor overbrugging zijn niet meegenomen binnen het bedrag van € 8.000.000. Dit bedrag omhelst alle directe én indirecte kosten van de bouw, excl. de losse inrichting. De Trefkoele heeft ons verzekerd dat men de overbrugging zo probeert te organiseren dat zeker voor de jongere gebruikers in de kern Dalfsen een oplossing komt.
Molendijk:
€ 28.307,-
Beatrixgebouw:
€ 37.631,-
‘t Gruthuuske:
€ 5.994,-
Totale vrijval:
€ 65.338,-
– 2 –

BTW
Zoals u in het haalbaarheidsonderzoek (Bijlage E, nr 8 Fiscale aandachtspunten) kunt lezen is er onderzoek gedaan naar de hoogte van de terug te ontvangen BTW. Dit deelonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Belastingadviseurs. De bouwwerkzaamheden aan het Kulturhus leiden naar verwachting niet tot de vervaardiging van een nieuw goed. Toch willen wij dit voor het eind van fase 2 met de belastingdienst goed afgestemd hebben. Mede omdat het BTW onderzoek is uitgevoerd met in het achterhoofd de verbouw. Uitgaande van de investeringsbegroting van verbouw werd een BTW-teruggave van € 700.000
geprognosticeerd. Wij stellen voor om naar rato van de investeringsverhouding de BTW teruggave te verrekenen. Dit houdt
in dat bij 100% financiering van de gemeente de BTW 100% ten goede komt van de gemeente.

Grondeigendom
In aanvulling op datgene wat Deloitte al in het haalbaarheidsonderzoek heeft aangegeven is op dinsdag
17 januari 2012 contact geweest tussen ICS, Gemeente, Deloitte en de Trefkoele. Hieruit is gebleken dat als de stichting de ondergrond verkoopt aan de gemeente geen fiscale consequenties hoeven te volgen. De gemeente kent namelijk een vrijstelling van overdrachtsbelasting. Van belang is wel dat er bij overdracht een goed uitgewerkt recht van opstal is. Dit vraagt aandacht en moet zeer strak geregeld worden. De Trefkoele is bereid de grond te verkopen (+/- 7000m2) aan de gemeente, ook voor een
symbolisch bedrag. Voor het eind van fase 2 willen wij dit proces afronden en willen wij dit ook ter bevestiging voorleggen aan de belastingdienst. Wij geven op voorhand aan dat alleen de overdracht van grond geen oplossing is om grip te houden en
garanties te verkrijgen. Dit zullen we bovenop de grondoverdracht ook zeker regelen. Het traject om te komen tot de notitie Grip op Kulturhusen loopt wat ons betreft parallel.

Duurzaamheid
Zoals aangegeven in de commissievergadering deelt de Trefkoele de gemeentelijke ambities op het gebied van duurzaamheid. In fase 2 zal hier een nadrukkelijke verdiepingsslag gemaakt worden. Deze
opdracht geven wij onszelf, maar zeker ook de Trefkoele mee. De Trefkoele heeft op duurzaamheidsgebied zeker niet stil gezeten. Zo worden er gesprekken gevoerd met ondernemers voor
plaatsing van zonnepanelen. Bij de vernieuwbouwvariant zal het dak ook geschikt zijn voor de plaatsing van deze panelen. Er wordt gekeken of het mogelijk is om een constructie te vinden waarbij het mogelijk is dat ook de buurt mee kan profiteren van de duurzaamheidslag van de Trefkoele. Hiernaast zijn nog veel andere mogelijkheden te bedenken. In fase 2 zal binnen de bouwwerkgroep nadrukkelijk aandacht zijn voor het onderwerp duurzaamheid. Wij vinden het wel belangrijk om vooraf aan te geven dat een
energie-neutraal gebouw een heel lastige opgave is. Financieel, maar ook technisch. Dit omdat hal 2 en de bibliotheek blijven bestaan.

Intentieverklaring
Terecht is er in de commissievergadering gewezen op het ontbreken van de intentieverklaringen. Bij de recente projecten zijn deze bij het project in Hoonhorst wel getekend aan het einde van fase 1, bij het project Gerner niet. In dit geval heeft een intentieverklaring met alle individuele partijen op het moment van het afronden van
fase 1 weinig tot geen waarde. Immers alle partijen zijn binnen de Kulturhusplannen onderhuurder van de exploitant, in dit geval de Trefkoele. Wel zijn deze partijen van groot belang voor het slagen van de gezamenlijke programmering en daar is volop enthousiasme voor. Daarom, zijn wij met u van mening dat er intentieverklaringen moeten komen. Er dient namelijk op enig punt zekerheid te zijn over de deelname van partijen en organisaties. Dit punt wordt naar ons streven ook op korte termijn bereikt. Dit zal zijn kort voor het moment het Programma van Eisen definitief wordt vastgesteld. Op dat moment is namelijk exact bekend hoe de individuele wensen van de partners gerealiseerd worden, hoeveel m2 er gebouwd gaat worden, is de exploitatie daarop ook vastgesteld en is er ook duidelijkheid over de huurtarieven. Door het ondertekenen van de intentieverklaring kan het PvE definitief worden. Op dit moment is er natuurlijk al wel een uitgebreide inschatting van de exploitatielasten
voor organisaties. Zo is bekend dat de kosten voor Welzijnsactiviteiten in de nieuwbouwplannen met de helft kunnen gaan verminderen. Immers door de concentratie van de activiteiten in één gebouw en de betere benutting van de vierkante meters kan er flink ingedikt worden. De huisvestingskosten voor deze
welzijnsactiviteiten kunnen daarmee van € 80.000 per jaar naar € 40.000 per jaar zakken. Een gedachte die wij u meegeven is, dat wij er over nadenken om in de Notitie grip op Kulturhusen de
variant uit te werken waarbij wij als gemeente ruimte huren in de Kulturhusen die wij doorverhuren aan gesubsidieerde organisaties die de door ons gewenste activiteiten uitvoeren. We bereiken daarmee, dat de exploitanten van de kulturhusen zekerheid hebben over de huuropbrengsten en dat wij kunnen sturen op het gebruik/de toewijzing van de m2 die wij afnemen. Wij bereiken daar ook mee, dat wij in de toekomst onze handen vrijer hebben om welzijnsactiviteiten aan te besteden. Huurcontracten tussen
gesubsidieerde organisaties en de exploitanten van de kulturhusen werken dan niet meer belemmerend.

Het Kulturhusconcept, breder dan de Trefkoele
Ten tijde van het ontstaan van het begrip Kulturhus en bij de vaststelling van de gemeentelijke kaders (Voorjaarsnota 2008) was het Kulturhus sterk gericht op het onderbrengen van alle functies onder één dak. Met de ontwikkelingen in Hoonhorst heeft u gezien dat het Kulturhus op dit moment véél meer is dan één gebouw. Het is een concept, waarbij door gezamenlijke activiteitenontwikkeling, door efficiënt gebruik van ruimten en een optimalisering van programmering er mooie dingen kunnen gaan ontstaan. In de
tweede fase zullen wij onderzoeken wat de nadere uitwerking van het Kulturhusconcept in Dalfsen kan zijn. Voorop staat dat in het haalbaarheidsonderzoek uitgebreid is gesproken over de mogelijkheden van samenwerking met andere organisaties. Er zijn inmiddels diverse sessies geweest met onder andere
vertegenwoordigers van de Synagoge, Bibliotheek, Historische Kring, Kunst om Dalfsen, etc. Ook is plaatselijk belang dorp Dalfsen betrokken bij het haalbaarheidsonderzoek.

Het Kulturhusconcept moet geen gebouwelijk concept blijven.

Het gaat ons met name om het gebruik van de gebouwen door de burgers van Dalfsen. In fase 1 lag de focus met name op de buurtbewoners en de (toekomstige) gebruikers en was het proces intern gericht. Voor fase 2 wordt deze focus veel breder gelegd. Er zullen diverse sessies georganiseerd worden waarbij de kracht van samenwerking wordt gezocht. Dit zal vertaald worden in concrete mogelijkheden voor gezamenlijke activiteiten en gezamenlijk
ruimtegebruik. De uitkomsten van fase 1 zijn slechts een vertrekpunt voor de discussie. De ambitie is wat ons betreft daarbij: “Het Kulturhusconcept wordt een concept waar heel Dalfsen trots op kan zijn”. In fase 2 wordt een werkgroep gevormd, die de uitwerking en de borging van de programmering van het Kulturhusconcept tot doel heeft.

Rol Bibliotheek
Met het bibliotheekbestuur is afgesproken dat zij met ingang van de start van fase 2 deel uit zullen maken van de projectgroep. Het bibliotheekbestuur is immers op dit moment een gebouweigenaar en participant in het Kulturhus en heeft daarmee een andere rol. In de tweede fase zullen wij met de bibliotheek de verschillende mogelijkheden verkennen, waarbij ook de eigendomssituatie wordt bekeken. Wij nemen het advies van ICS (zie addendum) over om een duidelijk visiedocument te schrijven voor de architect om
zodoende een optimale aansluiting tussen de bibliotheek en de nieuwbouw te krijgen.

Tussenrapportage
Wij zijn voornemens om u via een uitgebreide tussenrapportage te rapporteren over de stand van zaken. Op dat moment zullen wij ook de (huur)intentieverklaringen met de verschillende partijen tekenen.
Gedurende het gehele proces worden de stuur-, project- en werkgroepen op nader te bepalen momenten actief betrokken. Deze worden periodiek geïnformeerd over de voortgang en worden gevraagd bij te dragen aan en te klankborden over de (fase) documenten (werkgroep) en (bij) te sturen en te beslissen
(stuurgroep). Gedurende het gehele proces (tot eind fase 2) wordt de interne en externe communicatie gecoördineerd.

Planning:
Onderstaande planning staan wij voor:
2012 2013
Febr Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Maa Apr
Kaders
PvE
Europese selectie architect
Voorlopig ontwerp
Definitief ontwerp
Bestek
Beheer en
exploitatie
Huur-overeenkomst
Selectie aannemers
Architect:
Wanneer we kijken naar de omvang van het project zal er een Europese architecten selectieprocedure moeten worden gevolgd. Zoals u in het bovenstaande overzicht kunt zien, wordt hier al heel snel mee gestart. Dit is mogelijk omdat bij de eerste selectie (van alle inschrijvers naar een beperkt aantal) de geïnteresseerde architecten nog niet aan het tekenen slaan. Het daadwerkelijke tekenen gebeurt pas door de architecten die door de eerste selectie komen. In het eerste deel van de selectie worden naast
referentiemateriaal waaruit ervaring en bekwaamheid blijkt met vergelijkbare projecten ook om een stijlbord gevraagd met daarop een presentatie van eigen, reeds gerealiseerd werk, dat aansluit op het ambitieniveau van de opdracht. Wanneer er gewacht zou worden met de selectie van de architect, gaan er procedureel ‘gaten’ in de planning ontstaan. Overigens geeft de Architectenselectie nog geen verplichtingen, anders dan het verstrekken van een teken-vergoeding voor de niet-gekozen architecten bij het voorlopig ontwerp.

Conclusie:
Door de realisatie van het Kulturhusconcept:
• kan € 65.338,- per jaar worden bespaard op de gemeentelijke gebouwen;
• wordt daarmee de komende 30 jaar € 1.960.140,- bespaard op de gemeentelijke gebouwen;
• kan de verkoop van de locaties Beatrix, Gruthuuske en Molendijk aan het grondbedrijf
€ 123.015,- opbrengen, met vervolgopbrengsten voor het grondbedrijf;
• kan naar verwachting de totale huisvestingslast van gesubsidieerde organisaties aanzienlijk
verlaagd worden;
• kan een bedrag van € 700.000,- aan BTW terug ontvangen worden, met een verdeelsleutel op
basis van procentuele investeringsbijdrage;
• verkoopt de Trefkoele haar perceel van ongeveer 7000m2 voor een symbolisch bedrag aan de
gemeente Dalfsen.

Belangrijk hierbij is:
• een voortvarende aanpak; vertraging leidt tot extra kosten voor de Trefkoele (2 winterperioden en 1 zomerperiode kosten aanzienlijk meer). Een jaar vertraging kan leiden tot toename bouwkosten
i.v.m. voordelen huidige markt;
• spoedige start van de Europese architecten selectie;
• dat na de aanbesteding de definitieve balans kan worden opgemaakt;
• dat een specifieke werkwijze gevolgd wordt om de geprognosticeerde resultaten te behalen.
Besluitvorming gemeenteraad Dalfsen ná aanbesteding, vóór gunning
Tussenrapportage gemeenteraad
In tabelvorm:
Middelen
Vrijval gebouwen: € 65.338,- structureel
€ 1.960.140,- gekapitaliseerd
Incidentele opbrengst van vrijgespeelde gebouwen: € 123.015 incidenteel
BTW-teruggave € 700.000,- incidenteel
Bijdrage van Trefkoele € 500.000,- * incidenteel
* de inbreng van de Trefkoele is voor kosten die vallen buiten de berekening van de investering van 8 miljoen.
25 januari 2012/Ze

De raad van de gemeente Dalfsen;
gelezen:
• het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 december 2011, nummer 188
• de stukken zoals opgenomen in het haalbaarheidsonderzoek ‘Kulturhus De Trefkoele’ d.d. 13 december;
overwegende dat het behouden en versterken van voorzieningen in kernen uit een oogpunt van leefbaarheid hoge prioriteit geniet;
gelet op de missie en visie Bij Uitstek Dalfsen 2020, de Voorjaarsnota 2008 en de aangepaste notitie Accommodatieprojecten welzijn en sport in Dalfsen van november 2008;
b e s l u i t :
1. akkoord te gaan met het plan zoals verwoord in het addendum bij het Haalbaarheidsonderzoek Kulturhus De Trefkoele;
2. de notitie ‘Visie op Kulturhus de Trefkoele’ van 7 december 2011 vast te stellen;
3. fase 2 te starten en de opdracht te geven een duidelijk visiedocument te laten schrijven voor de architect om zodoende een optimale aansluiting tussen de bibliotheek en nieuwbouw te
krijgen;
4. de planuitwerking voortvarend ter hand te laten nemen door een Europese architecten selectie, planuitwerking t/m aanbesteding. Na de aanbesteding kan de definitieve balans opgemaakt en kan er definitieve besluitvorming plaatsvinden. Aldus besloten door de raad van de gemeente Dalfsen in zijn openbare vergadering van 30 januari

Artikel delen: